Versión: 01 – Fecha: diciembre de 2018
- OBJETIVO
Asegurar mediante la siguiente política, el adecuado tratamiento de los datos personales que se recolectan, almacena, usan, circulan y suprimen en el ejercicio de las funciones propias de la Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina, dando así cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas concordantes.
- ALCANCE
Esta política es aplicable a toda información determinada como dato personal que se encuentre registrada en bases de datos, archivos electrónicos o físicos, o cualquier medio de almacenamiento que la Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina administre y custodie.
- OBLIGACIONES
Todos los funcionarios, contratistas, personal que labore en las instalaciones de la entidad o personal externo de la Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina, que por su labor recolectan, almacenan, usan, circulan o supriman datos, deberán conocer y dar cumplimiento a la presente política.
- RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina, establecimiento público del orden municipal, adscrito al Municipio de Medellín, dotado de personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente, identificada con NIT No. 890.980.150-1, con domicilio principal en la carrera 64 No. 50 -76 de la ciudad de Medellín, República de Colombia. Página web: www.bibliotecapiloto.gov.co, teléfono (574) 460 05 90.
- AUTORIZACIÓN
La Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina realiza el tratamiento de Datos Personales en ejercicio propio de sus funciones legales y para el efecto no requiere la autorización del titular. Sin embargo, cuando no corresponda a sus funciones deberá obtener la autorización por medio de un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, sitio web, de manera verbal, telefónica o en cualquier otro formato que permita su posterior consulta a fin de constatar de forma inequívoca que sin el consentimiento del titular los datos nunca hubieran sido capturados y almacenados en medios electrónicos o físicos.
La Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina solicitará la autorización a los titulares de los datos personales y mantendrá las pruebas de ésta, cuando en virtud de las funciones de promoción, divulgación y capacitación, realice charlas o eventos que impliquen el tratamiento de Datos Personales con una finalidad diferente para la cual fueron recolectados inicialmente.
- TRATAMIENTO Y FINALIDAD
El tratamiento que realizará La Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina con la información personal será la siguiente:
- Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros planes, programas, proyectos, trámites administrativos y misionales, y demás actividades relacionadas con las funciones propias de La Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina.
- Adelantar estudios y análisis estadísticos.
- Caracterizar ciudadanos y grupos de interés y adelantar estrategias de mejoramiento en la prestación del servicio.
- Dar respuesta a las peticiones, quejas, reclamos, denuncias, sugerencias o felicitaciones presentados a la entidad.
- Alimentar los Sistemas de Información.
- Conocer y consultar la información del titular que repose en bases de datos de entidades públicas o privadas.
- Adelantar encuestas de satisfacción de usuarios.
- Enviar información de interés general.
- Recopilar información de ciudadanos asistentes a capacitaciones, eventos y demás actividades desarrolladas por la entidad.
- Intercambiar la información personal con autoridades gubernamentales, fiscales, judiciales o administrativas y organismos de control para cumplir con requerimientos que éstas soliciten.
La recolección, almacenamiento, uso, circulación se realizará para efectuar las funciones propias, legales de la Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina.
- DERECHO DE LOS TITULARES
Como titular de sus datos personales, cada persona tiene derecho a:
- Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
- Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
- Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
- Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas, niños y adolescentes.
- ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
La Oficina de Gestión Documental es el área que tiene a cargo la recepción y el direccionamiento al interior de la entidad para dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos, a través de los siguientes canales:
- Correo electrónico: gestió[email protected]
- Correo certificado: Remitir comunicación dirigida a la Oficina de Gestión Documental de la Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina, radicada en la carrera 64 No. 50 76 de la ciudad de Medellín.
- Aplicativo PQRSD a través de la página web: bibliotecapiloto.gov.co
- PROCEDIMIENTO PARA EJERCER DERECHOS
En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, la Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:
Para la radicación y atención de una solicitud se le solicita a la persona interesada suministrar la siguiente información:
- Nombres y apellidos completos
- Datos de contacto (Dirección física o electrónica y teléfonos de contacto)
- Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, revocarla, suprimir, acceder a la información)
- Firma (si aplica) y número de identificación.
El término máximo previsto por la ley para resolver una reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha del recibo de esta. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, la Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio delegatura para la Protección de Datos Personales.
- TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN
Con la aceptación de la presente política, el titular de la información autoriza expresamente que la totalidad de su información personal pueda ser transferida al exterior, sujeto a los requerimientos legales aplicables, en desarrollo de relaciones interinstitucionales.
Sin perjuicio de la obligación de mantener y garantizar los principios rectores de confidencialidad, seguridad, veracidad o calidad de la información consignados en la Ley 1581 de 2012, la Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina tomará las medidas necesarias para que esos terceros conozcan y se comprometan a ver y cumplir esta Política bajo el entendido de que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con las actividades propias de la relación con La Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina, y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.
La Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina, también puede intercambiar Información Personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras, autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), porque es necesario o apropiado: (a) para cumplir con las leyes vigentes; (b) para cumplir con procesos jurídicos; (c) para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno locales; (d) para hacer cumplir nuestros términos y condiciones; (e) para proteger nuestras operaciones; (f) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y (g) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.
La Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina suministrará, actualizará, ratificará o suprimirá los Datos Personales a solicitud del titular para corregir información parcial, inexacta, incompleta, fraccionada o que induzca al error, no solo al interior de la Entidad, sino también a los datos personales que ha transferido o transmitido.
- SEGURIDAD
El Dato Personal sometido a tratamiento deberá ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. La Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina mantendrá la información bajo estas características siempre y cuando el titular informe oportunamente sus novedades.
La Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina no hará disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios de comunicación masiva, a menos que se trate de información pública o que se establezcan medidas técnicas que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas autorizadas por ley o por el titular con su respectiva autorización, la cual se obtendrá por un medio comprobable, de acuerdo a los descrito en el numeral 5 – autorización.
La Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina garantizará todas las medidas humanas y técnicas, brindando la seguridad de que ésta no pueda ser copiada, adulterada, eliminada, consultada o de alguna manera utilizada sin autorización o para uso fraudulento.
Se considerarán los siguientes mecanismos:
(a) Capacitación del personal que ingresa a la Entidad acerca de la Política de Tratamiento de Datos Personales
(b) Ámbito de aplicación del procedimiento con especificación detallada de los recursos protegidos.
(c) Medidas y procedimientos encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
(d) Funciones y obligaciones del personal.
(e) Estructura de las Bases de Datos de carácter personal y descripción de los sistemas de información que los tratan.
(f) Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias.
(g) Controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad que se implemente.
Cuando exista un Encargado del Tratamiento de información de Datos Personales, La Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina establecerá las obligaciones contractuales o acuerdos que se deriven y se exigirá que, en todo momento se respeten las condiciones de seguridad y confidencialidad de la información del titular establecidas por La Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina.
- VIGENCIA
La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales fue adoptada mediante la Resolución No. 201840289, la cual rige a partir del 21 de diciembre de 2018 y estará sujeta a actualizaciones en la medida en que se modifiquen o se dicten nuevas disposiciones legales sobre la materia.
Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.
Proyectó: FABIAN GUARIN OSORIO – Secretario General BPP
