La organización de los documentos  en soporte papel, de este fondo, está dada por el código asignado para la descripción en Janium. Los documentos se encuentran almacenados en carpetas cuatro aletas desacidificadas.

Durante el proceso de organización realizado en el año 2014, se re-ordenaron los documentos de acuerdo al número asignado para el ingreso a Janium. Ej. ABB-F1-01 (ABB: Archivo Belisario Betancur, F1: Folder 1 , 01: Documento 01)

Al momento de asignar este tipo de codificación, los documentos se encontraban almacenados en AZ, las cuales permiten un almacenamiento mayor, pero que ocasionan un deterioro de tipo físico en los documentos. Al iniciar cada AZ ‘s la codificación inicia nuevamente; Ej. ABB-F2-01.

Es así como al trasladar los documentos a carpetas desacidificadas se adiciona un número a cada carpeta pero conservando la codificación original.

No cuenta con cuadro de clasificación documental, debido a que los documentos ya contaban con una ordenación de acuerdo al código asignado por Procesos Técnicos.

Los documentos tienen escrito con lápiz, el código en la parte superior del primer folio. Ejemplo: ABB-F1-02

Las carpetas están numeradas de 1 a 145 y están almacenadas en 23 cajas de archivo N°12 con abertura frontal, cada unidad de almacenamiento tiene un rótulo que permite identificar su contenido, con datos como: serie, subserie, código del documento.

Parte del material audiovisual se encuentra en proceso de digitalización y restauración digital, con el fin de preservar la información en ellos contenida, además para garantizar el acceso a los usuarios por medio de la plataforma JANIUM.